Privacyverklaring

Algemeen

Thomas More vindt de bescherming van je privacy erg belangrijk. We willen je zo goed mogelijk informeren, jouw privacy respecteren en je controle geven over wat er met je persoonsgegevens (hierna ook: gegevens) gebeurt. Hieronder vind je informatie over welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, hoelang wij ze bewaren, wat je rechten zijn en hoe je deze kan uitoefenen.

Voor het kunnen functioneren van Thomas More is het opvragen en verwerken van persoonsgegevens soms noodzakelijk. De hogeschool verzamelt persoonsgegevens vanuit haar drievoudige opdracht (onderwijs, onderzoek en dienstverlening) en natuurlijk ook als gewone werkgever en contractant. Denk hierbij onder andere aan persoonsgegevens van studenten, deelnemers aan vormingen, deelnemers aan onderzoeken en bezoekers van onze website.

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt volgens de geldende reglementering, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR).

Thomas More kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld na wetswijzigingen. Wijzigingen worden op thomasmore.be/privacy gepubliceerd. Door regelmatig de website te raadplegen, blijf je op de hoogte van de wijzigingen.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:

VZW Thomas More Mechelen-Antwerpen, maatschappelijke zetel te Zandpoortvest 60, 2800 Mechelen, ondernemingsnummer 0455.411.733.

of

VZW Thomas More Kempen, maatschappelijke zetel te Kleinhoefstraat 4, 2440 Geel, ondernemingsnummer 0409.667.028

Onder “Thomas More” wordt verstaan de volledige operationele samenwerking tussen en operationele eenmaking van de Vlaamse hogescholen VZW Thomas More Mechelen-Antwerpen en VZW Thomas More Kempen. Beide VZW’s hebben identieke privacyregels.

Welke persoonsgegevens kunnen we verwerken?

Gegevens van kandidaat-studenten

Wij verwerken persoonsgegevens van kandidaat-studenten die zich registreren via onze website. Het gaat hier om informatie die je ons zelf geeft: je contactgegevens, geboortedatum en studie-interesses.

Studentengegevens

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens van onze studenten:

Studiebegeleiding: identificatiegegevens, financiële gegevens, persoonlijke kenmerken, gegevens betreffende gezondheid, migratieachtergrond (nationaliteit), opleiding en vorming.

  • Voor studiebegeleiding: op basis van wettelijke en/of contractuele grondslag.
  • Voor faciliteiten bij studie voor kansengroepen (studenten met functiebeperking/ /beursstudenten): op basis van toestemming.

Studentenvoorzieningen: identificatiegegevens, financiële gegevens, persoonlijke kenmerken, gegevens betreffende gezondheid, migratieachtergrond (nationaliteit), opleiding en vorming, leefgewoonten, samenstelling gezin, vrijetijdsbesteding, woningkenmerken, beroep.

  • Op basis van contractuele grondslag of toestemming.

Onderzoek: e-mailadres.

  • Op basis van het gerechtvaardigd belang.

Gegevens van deelnemers aan vormingen

Wij verwerken persoonsgegevens van deelnemers aan onze vormingen. Het gaat hierbij om identificatiegegevens die je ons zelf geeft. Deze gegevens worden verwerkt door de opleiding/onderzoeksgroep die de vorming geeft.

Gegevens van deelnemers aan onderzoeken

Wij verwerken gegevens van deelnemers aan onderzoeken. Persoonsgegevens in het kader van onderzoek kunnen zeer uiteenlopende vormen aannemen. Soms is de informatie gelinkt aan concrete personen en in sommige gevallen is de informatie anoniem of gepseudonimiseerd. De gegevens worden verwerkt door de betrokken onderzoeksgroep.

Leveranciers- en klantgegevens

Wij verwerken leveranciers- en klantengegevens. Het gaat om identificatiegegevens. Deze gegevens worden verwerkt door de financiële diensten of door de Marketing en Communicatieafdeling.

Gegevens van alumni

Wij verwerken persoonsgegevens van alumni van Thomas More. Het gaat hierbij om identificatiegegevens waarvoor je je toestemming tot verwerking geeft. Daarnaast bewaren wij je e-mailadres voor het doen van bevragingen. Voorgenoemde gegevens worden verwerkt door de door jou gevolgde opleiding en de centrale onderzoeksdienst.

Gegevens van contacten met het werkveld

Wij verwerken persoonsgegevens van onze contacten met het werkveld. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om identificatiegegevens of gegevens die nodig zijn voor de stagebeoordeling. Deze gegevens worden verwerkt door de opleidingen en onderzoekers.

Op welke grond verwerken we persoonsgegevens?

In de meeste gevallen zullen we je gegevens verwerken om het contract dat tussen jou en Thomas More bestaat te kunnen uitvoeren.

Daarnaast verwerken we in veel gevallen gegevens omdat we wettelijk verplicht zijn om je persoonsgegevens te verwerken. Zo zijn we verplicht om bepaalde gegevens door te geven aan de Databank Hoger Onderwijs vanwege decretale regels inzake studievoortgangsbewaking.

Verder vallen een aantal van de verwerkingen onder het gerechtvaardigd belang van Thomas More. Voorbeelden hiervan zijn het bestrijden van fraude en direct marketing. Hierbij wordt er steeds gekeken of jouw belang bij de bescherming van jouw privacy en je rechten met betrekking tot je persoonsgegevens niet opwegen tegen het belang van Thomas More.

Ten slotte zijn een aantal verwerkingen op toestemming gebaseerd. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het plaatsen van foto’s van jou op social media. Je bent altijd vrij om je toestemming te weigeren of weer in te trekken.

Waarvoor gebruiken wij je gegevens en wat is de bewaartermijn?

Gegevens van kandidaat-studenten

We gebruiken gegevens die je ons, via je registratie op de website, hebt doorgegeven om onze infomomenten zo goed mogelijk op jou aan te passen. Daarnaast kunnen wij je op deze manier op de hoogte te houden van de infomomenten die passen bij je interesses. In opdracht van Thomas More kunnen geselecteerde derde partijen ons helpen bij een correcte uitvoering.

De gegevens van kandidaat-studenten worden 1 jaar bewaard.

Studentengegevens

We gebruiken studentengegevens om onze onderwijsopdracht goed uit te kunnen voeren, namelijk het voeren van een studentenadministratie en –begeleiding.

Daarnaast wordt op de studentengegevens ook onderzoek verricht door medewerkers van de algemene diensten van Thomas More met als doel de optimalisatie van de studentenondersteuning en –doorstroming en evaluaties van opleidingen.

Studentengegevens worden uitgewisseld met de overheid. Dit gebeurt met het oog op de financiering van de student en decretale regels over studievoortgangsbewaking en verminderen van administratieve overlast.

Verder kunnen wij studentengegevens met je stageplaats delen. Dit gebeurt altijd met jouw medeweten.

In opdracht van Thomas More kunnen geselecteerde derde partijen meewerken aan de uitvoering van de onderwijsopdracht. Met deze partijen wordt steeds een verwerkersovereenkomst afgesloten om een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te verzekeren.

Op individuele basis is externe uitwisseling alleen mogelijk als de student zich akkoord heeft verklaard, na een gerechtelijk bevel of bij wanbetaling van de student. In het laatste geval worden er persoonsgegevens aan een incassobureau doorgegeven.

Studentengegevens worden bijgehouden zolang de student verbonden is aan Thomas More. Studieresultaten worden niet gewist. Op deze manier kan Thomas More bij verlies van documenten door de voormalige student, later nog een attest afleveren. Studentengegevens worden nooit langer bewaard dan nodig voor het uitoefenen van bovengenoemde doelstellingen.

Gegevens van deelnemers aan vormingen

De persoonsgegevens van deelnemers aan vormingen worden gebruikt om de inschrijving en vorming zelf correct te laten verlopen.

Deze gegevens worden bijgehouden tot en met het einde van de vorming of zolang relevante wetgeving dit vereist.

Op basis van het gerechtvaardigd belang kunnen deelnemers aan vormingen in het kader van direct marketing opnieuw worden benaderd voor soortgelijke vormingen. Deelnemers kunnen zich hiervoor te allen tijde uitschrijven op de wijze voorzien onder het kopje ‘privacyrechten’.

Sommige onderzoeksgroepen/opleidingen kiezen ervoor om gegevens voor attestering niet te wissen. Op deze manier kan Thomas More bij verlies van documenten door de voormalige deelnemer een nieuw attest afleveren.

Gegevens van deelnemers aan onderzoeken

Onderzoeksgegevens dienen de onderzoeks- en dienstverleningsopdracht van Thomas More. Meer informatie over het verwerken van onderzoeksgegevens door Thomas More vind je in de privacyverklaring onderzoek en dienstverlening.

Leveranciers- en klantengegevens

Leveranciers- en klantengegevens worden beheerd door administratieve diensten met als doel het voeren van een correcte administratie.

De naam en adresgegevens van klanten van onze webshops worden verwerkt met als doel de levering te kunnen verzorgen. Deze gegevens kunnen ook worden doorgegeven aan geselecteerde derde partijen voor hetzelfde doel.

Gegevens van klanten van de webshops kunnen worden bijgehouden in het kader van direct marketing activiteiten. Klanten kunnen zich hiervoor te allen tijde uitschrijven op de wijze voorzien onder het kopje ‘privacyrechten’.

Deze persoonsgegevens worden bijgehouden zolang als de wetgever dit verplicht of zolang de gegevens nodig zijn voor bovengenoemde doelen. Gegevens van klanten van de webshop kunnen worden bijgehouden in het kader van direct marketing activiteiten.

Gegevens van alumni

Gegevens van alumni worden verwerkt in context van onderzoek, vacatures en nieuwsbrieven.

Deze gegevens worden bewaard tot de gegeven toestemming wordt ingetrokken.

Op basis van het gerechtvaardigd belang van Thomas More kunnen alumni tot 2 jaar na hun afstuderen per e-mail worden benaderd om deel te nemen aan bevragingen over de door hun gevolgde opleiding en de match met het werkveld. Het doel van deze bevragingen is om de kwaliteit van ons onderwijs te verbeteren. Alumni kunnen zich voor de bevragingen te allen tijde uitschrijven op de wijze voorzien onder het kopje ‘privacyrechten’.

Gegevens van contacten met het werkveld

Gegevens van contacten in het werkveld worden voornamelijk in educatieve context verwerkt, bijvoorbeeld in het kader van stages, kwaliteit van de opleidingen of kwaliteit van onderzoek.

Deze gegevens worden zo lang bewaard als nodig is voor deze doeleinden.

Hoe zit het met het plaatsen van gegevens op de website?

Alles wat je op het openbare gedeelte van de website van Thomas More plaatst, beschouwen we als niet-vertrouwelijke informatie. Thomas More mag deze informatie voor eigen doeleinden gebruiken. Natuurlijk houden we hierbij rekening met de beperkingen die in de GDPR zijn bepaald.

Hoe gaan wij om met beeldmateriaal?

Er kunnen foto’s en filmopnames worden gemaakt tijdens activiteiten binnen de hogeschool of in functie van de hogeschool. Dit materiaal kan gebruikt worden voor interne en externe publicaties, zoals voor publiciteit, promotiemateriaal, websites, persmededelingen, etc.. Het is mogelijk dat op deze beelden ook studenten voorkomen. Bij de publicatie van dit beeldmateriaal wordt het privacybelang van de student afgewogen tegen het belang van Thomas More om het materiaal te publiceren.

Voor externe publicaties van gericht beeldmateriaal van studenten wordt aan de bewuste student(en) altijd eerst om een toestemming gevraagd.

Om ons onderwijs zo toegankelijk mogelijk te maken worden er soms beeldopnames gemaakt van de lessen, bijvoorbeeld om een zieke student de les ook te kunnen laten volgen. De studenten worden voor de les begint geïnformeerd dat de les zal worden opgenomen. Binnen het redelijke doen wij er alles aan om studenten zo veel mogelijk buiten beeld te houden. De opnames van de lessen worden alleen op interne platformen geplaatst.

Wij kunnen beeldmateriaal van de studenten, zoals hierboven aangeduid, blijven gebruiken nadat de studenten de hogeschool verlaten hebben, als dit in het belang is van ons onderwijs.

Hoe beveiligen we je persoonsgegevens?

Het aantal personeelsleden van Thomas More dat toegang heeft tot je persoonsgegevens is beperkt. Werknemers van Thomas More krijgen enkel toegang tot je persoonsgegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Daarnaast heeft Thomas More een Data Protection Officer aangesteld die ons adviseert over de privacyregels en die nagaat of Thomas More de privacyregels naleeft.

We gebruiken technische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik en verlies of diefstal van je gegevens, zoals: beveiliging met een paswoord, firewalls, antivirus, encryptie, etc.

Wat zijn je privacyrechten en hoe kan je ze uitoefenen?

Als je één van de onderstaande rechten wil uitoefenen, dan kan dit door een aanvraag in te dienen via de GDPR box.

Recht van inzage

Je hebt het recht om van Thomas More uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van jouw persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen in die persoonsgegevens.

Recht op rectificatie

Als je persoonsgegevens onjuist zijn, heb je het recht om deze te laten corrigeren door Thomas More.

Recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”)

Je hebt het recht om van Thomas More zonder onredelijke vertraging wissing van jouw persoonsgegevens te verkrijgen in de volgende gevallen:

  • Wanneer je gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt; of
  • Wanneer je je toestemming intrekt en geen andere rechtsgrond bestaat voor de verwerking; of
  • Wanneer je bezwaar maakt tegen de verwerking en geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking bestaan; of
  • Wanneer je gegevens onrechtmatig zijn verwerkt; of
  • Wanneer je gegevens moeten worden gewist vanwege een wettelijke verplichting.

Recht om toestemming in te trekken

Je hebt te allen tijde het recht om je gegeven toestemming in te trekken. Het is niet mogelijk om met terugwerkende kracht je toestemming in te trekken.

Recht op beperking van de verwerking

Je hebt het recht om van Thomas More beperking van de verwerking van je gegevens te verkrijgen:

  • Tijdens de periode die Thomas More nodig heeft om de juistheid van je gegevens te controleren, in geval van betwisting; of
  • Wanneer de gegevensverwerking onrechtmatig is en je verzoekt tot een beperking van de verwerking in plaats van het wissen van de persoonsgegevens; of
  • Wanneer Thomas More jouw gegevens niet meer nodig heeft, maar je hebt de gegevens nodig voor een rechtsvordering; of
  • Tijdens de periode die Thomas More nodig heeft om de aanwezigheid van de gronden voor het wissen van de persoonsgegevens te beoordelen.

Recht van bezwaar

Je hebt te allen tijde het recht om vanwege de met jouw specifieke situatie verband houdende redenen, bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Je hebt het recht om de gegevens, die je aan Thomas More hebt verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. Je hebt het recht die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen, indien de verwerking berust op jouw toestemming of op een overeenkomst en indien de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht.

Recht om klacht in te dienen

Je hebt het recht om een klacht in te dienen betreffende de verwerking van jouw gegevens bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Addendum - Privacyverklaring Thomas More voor online proctoring (16-04-2020)

Hieronder vind je een aanvulling op de privacyverklaring naar aanleiding van de organisatie van digitale examens met de online proctoring tool in tijden van de Corona maatregelen opgelegd door de overheid.

In deze aanvulling op de privacy verklaring beschrijven we wat er met jouw persoonsgegevens gebeurt en hoe jouw privacy wordt gewaarborgd als je een digitaal examen aflegt met online proctoring.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens met online proctoring?

Thomas More is verantwoordelijk voor de in dit document beschreven gegevensverwerking. De persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de algemene verordening inzake gegevensbescherming (GDPR). Proctorio is gebonden aan een verwerkingsovereenkomst met Thomas More en dus gebonden aan de GDPR.

2. Welke (categorieën) persoonsgegevens worden verwerkt?

Als je een digitaal examen op afstand aflegt waarbij Thomas More online toezicht houdt, verwerkt de Thomas More de volgende persoonsgegevens:

a. voornaam en familienaam;
b. e-mailadres;
c. afbeelding van je studentenkaart of van je identiteitskaart;
d. je foto gemaakt via de webcam van je computer/laptop;
e. video- en geluidsopnamen van de ruimte waarin je je bevindt tijdens het afleggen van het examen, gemaakt via de webcam van je computer/laptop;
f. video opname van de activiteiten op het scherm tijdens het maken van het examen;
g. toetsaanslagen en muisbewegingen tijdens het maken van het examen;
h. Video opname van jou tijdens het maken van het examen gemaakt via de webcam;
i. het IP-adres van het computernetwerk waarop je computer/laptop is aangesloten;
j. de webpagina's die je tijdens het examen bezoekt;
k. jouw antwoorden op de examenvragen.

3. Voor welk doel worden mijn persoonlijke gegevens verwerkt en op welke wettelijke basis?

Persoonlijke gegevens worden alleen voor de volgende doeleinden gebruikt:

a. authenticatie. Na het maken van het examen wordt gecontroleerd of jij zelf het examen hebt afgelegd waarvoor je bent ingeschreven;
b. fraudebestrijding. Na het afleggen van het examen wordt gecontroleerd of je je aan de geldende regels hebt gehouden en geen gebruik hebt gemaakt van ongeoorloofde bronnen zoals cheat sheets, chats en het internet tenzij de door de docent toegelaten bronnen;
c. tijdkadercontrole. Na het maken van het examen wordt gecontroleerd of je het examen binnen de gestelde termijn hebt afgelegd;

4. Rechtsgrond van de verwerking

Wij verwerken je persoonsgegevens op basis van "een taak die wordt uitgevoerd in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag van de verantwoordelijke voor de verwerking" (artikel 6.1 (e) GDPR). Dit betekent dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak van algemeen belang voor de uitoefening van het openbaar gezag dat aan Thomas More is opgedragen met het oog op de legitieme belangen die Thomas More nastreeft, en dat jouw rechten en vrijheden voldoende zijn gewaarborgd.

In gevallen waarin Thomas More ervoor kiest gebruik te maken van onlinebewaking voor examens op afstand, is het noodzakelijk dat Thomas More

- controleert wie de persoon is die het examen aflegt;
- kan vaststellen dat er tijdens het examen geen fraude is gepleegd; en - kan vaststellen dat het examen binnen de gestelde termijn is afgelegd.

Bij het afnemen van een examen op de campus van Thomas More worden deze aspecten gewaarborgd door middel van fysiek toezicht.

Met inachtneming van de in dit document genoemde waarborgen worden de rechten en vrijheden van studenten adequaat gewaarborgd.

5. Wie heeft toegang tot mijn persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die worden verzameld bij het maken van een examen op afstand met online proctoring worden met behulp van kunstmatige intelligentie geëvalueerd en worden alleen bekeken door medewerkers van Thomas More die uit hoofde van hun functie een rol spelen bij de verwerking van de persoonsgegevens voor bovengenoemde doeleinden en voor wie het noodzakelijk is om toegang te hebben tot de persoonsgegevens in geval van verdenking van fraude (bijvoorbeeld leden van examencommissies, beroepscommissie voor examens).

6. Worden mijn persoonsgegevens gedeeld met derden?

De persoonsgegevens die worden verzameld in het kader van de online proctoring (zie vraag 2) worden opgeslagen op een beveiligde server van het bedrijf Proctorio. Dit is het bedrijf dat de tool levert die Thomas More gebruikt voor online proctoring. De encryptie-algoritmen van Proctorio zijn door jarenlange tests veilig gebleken en worden gebruikt door 's werelds meest kritische en ondoordringbare toepassingen. Ze maken gebruik van dubbele-encryptie, nul-kennis technologie om persoonlijke gegevens te versleutelen tijdens de overdracht en in de opslag met end-to-end bescherming van elk stukje informatie dat de computer van een student verlaat tijdens een examen.

Thomas More heeft een verwerkingsovereenkomst met Proctorio gesloten om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens zorgvuldig worden verwerkt.

7. Hoe lang worden mijn persoonsgegevens in de proctoring tool bewaard?

De persoonsgegevens worden bewaard tot de beroepstermijn na het meedelen van de resultaten is verlopen conform het onderwijs- en examenreglement. Bij fraudedossiers worden de persoonsgegevens bewaard tot afhandeling van het fraudedossier.

Hoe kan ik Thomas More contacteren?

Voor meer informatie over deze privacyverklaring of voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens, kan je contact opnemen met de Data Protection Officer van Thomas More via privacy@thomasmore.be.